O Arquivo Nacional aprovou, por meio da Portaria AN nº 47, de 14 de fevereiro de 2020, o código de classificação e a tabela de temporalidade e destinação de documentos relativos a atividades-meio do Poder Executivo Federal.
O Código de Classificação de Documentos e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos é um instrumento arquivístico resultante da avaliação que tem por objetivo classificar os documentos de arquivo e definir os prazos de guarda e a destinação final desse conjunto documental, com vistas a garantir o acesso à informação.
Sua configuração deve, necessariamente, contemplar os conjuntos documentais produzidos e recebidos por um órgão ou entidade da administração pública, no exercício de suas atividades, os prazos de guarda nas fases corrente e intermediária, e a destinação final, ou seja, a eliminação ou a guarda permanente. Desde 1996 que a Administração Pública Federal conta com esse instrumento, para ser utilizado no âmbito da Universidade Federal Rural de Pernambuco - UFRPE.
Durante o III Encontro Técnico dos Integrantes do Siga, realizado entre 22 a 24 de junho de 2010, e que contou com a participação do Arquivista da UFRPE, os participantes apontavam para a necessidade de revisão e atualização do instrumento de gestão de documentos da atividade meio.
Sua configuração deve, necessariamente, contemplar os conjuntos documentais produzidos e recebidos por um órgão ou entidade da administração pública, no exercício de suas atividades, os prazos de guarda nas fases corrente e intermediária, e a destinação final, ou seja, a eliminação ou a guarda permanente. Desde 1996 que a Administração Pública Federal conta com esse instrumento, para ser utilizado no âmbito da Universidade Federal Rural de Pernambuco - UFRPE.
Durante o III Encontro Técnico dos Integrantes do Siga, realizado entre 22 a 24 de junho de 2010, e que contou com a participação do Arquivista da UFRPE, os participantes apontavam para a necessidade de revisão e atualização do instrumento de gestão de documentos da atividade meio.
Face a essa demanda, o Arquivo Nacional assumiu o compromisso de rever e atualizar os instrumentos, com base nas considerações encaminhadas pelos participantes do evento. A finalização da revisão dos instrumentos de gestão de documentos ocorreu no período de fevereiro a setembro de 2018 e que agora está disponível para os entes públicos aplicarem junto ao seus documentos.
A Avaliação de Documentos constitui-se em atividade essencial da Comissão Permanente de Avaliação Documental (CPAD) da UFRPE, para a racionalização do ciclo de vida dos documentos de arquivo, pois define em que momento alguns conjuntos documentais poderão ser eliminados e que documentos serão preservados, de acordo com o valor e o potencial de uso que apresentam para a administração pública que os gerou e para a sociedade.
A fixação da temporalidade é imprescindível para se alcançar essa racionalização, para reduzir a massa documental dos arquivos e para ampliar o espaço físico de armazenamento, assegurando as condições de conservação dos documentos de valor permanente.
Em virtude das alterações realizadas na estrutura e nos descritores, fez-se necessária a elaboração de uma Tabela de equivalência com a versão apresentada pela resolução n. 14, de 2001, do Conarq, atualmente revogada.
A elaboração da Tabela de equivalência visou disponibilizar, aos usuários da resolução n. 14, de 2001, do Conarq, um instrumento que indicasse a correspondência com os códigos numéricos presentes nesta versão.
Essa correspondência deverá facilitar a correlação dos códigos de documentos já classificados e que se encontram em sistemas informatizados para acesso, bem como o preenchimento de Listagens de eliminação de documentos.
O portal da UFRPE já está com o instrumento de gestão de documentos atualizados, no link Documentos e Relatórios.
Veja aqui o Plano de Classificação e Destinação de Documentos da Atividade Meio da Administração Pública Federal.
http://www.siga.arquivonacional.gov.br/images/codigos_tabelas/Portaria_47_CCD_TTD_poder_executivo_federal_2020_instrumento.pdf
A Avaliação de Documentos constitui-se em atividade essencial da Comissão Permanente de Avaliação Documental (CPAD) da UFRPE, para a racionalização do ciclo de vida dos documentos de arquivo, pois define em que momento alguns conjuntos documentais poderão ser eliminados e que documentos serão preservados, de acordo com o valor e o potencial de uso que apresentam para a administração pública que os gerou e para a sociedade.
A fixação da temporalidade é imprescindível para se alcançar essa racionalização, para reduzir a massa documental dos arquivos e para ampliar o espaço físico de armazenamento, assegurando as condições de conservação dos documentos de valor permanente.
Em virtude das alterações realizadas na estrutura e nos descritores, fez-se necessária a elaboração de uma Tabela de equivalência com a versão apresentada pela resolução n. 14, de 2001, do Conarq, atualmente revogada.
A elaboração da Tabela de equivalência visou disponibilizar, aos usuários da resolução n. 14, de 2001, do Conarq, um instrumento que indicasse a correspondência com os códigos numéricos presentes nesta versão.
Essa correspondência deverá facilitar a correlação dos códigos de documentos já classificados e que se encontram em sistemas informatizados para acesso, bem como o preenchimento de Listagens de eliminação de documentos.
O portal da UFRPE já está com o instrumento de gestão de documentos atualizados, no link Documentos e Relatórios.
Veja aqui o Plano de Classificação e Destinação de Documentos da Atividade Meio da Administração Pública Federal.
http://www.siga.arquivonacional.gov.br/images/codigos_tabelas/Portaria_47_CCD_TTD_poder_executivo_federal_2020_instrumento.pdf
Maiores esclarecimentos: 3320-6131 ou cpad.reitoria@ufrpe.br