Quando um documento é criado e adicionado a um processo, os assinantes informados são notificados por e-mail quando o processo é tramitado. Um processo só é ativo no sistema quando é tramitado.

No sipac protocolo para um usuário saber se algum documento esta pendente de assinatura basta verificar na lista de "Assinatura de Documentos". Esta lista é exibida junto com as demais listas no canto superior direito da tela (assim que entra na mesa virtual).