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Estas mudanças seguem as diretrizes da Portaria Normativa Nº 4, de 10 de março de 2016, que visa criar o Assentamento Funcional Digital (AFD) para os servidores públicos federais efetivos, comissionados ou a estes equiparados, no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Sistema de Pessoal Civis da Administração Federal (SIPEC).
Segundo Jefferson Higino, técnico em Arquivo, e Roberto Gonçalves, chefe da Divisão de Registro
Funcional (DRF/SUGEP), divisão responsável pelo acondicionamento das pastas, para proceder à digitalização e os documentos serem acessados de forma ágil no ambiente digital é pertinente uma organização no suporte papel dentro dos preceitos da Arquivologia. Com isso, pretende-se garantir o acesso à informação, subsidiar a tomada de decisão, resguardar os direitos, deveres e a memória do órgão e de seus agentes.
São quase 5.000 mil assentamentos funcionais sendo acondicionados em pastas arquitetadas com uma durabilidade maior, agrupando os documentos de acordo com sua proveniência e atividades geradoras. Além disso, os documentos estão sendo higienizados, com a retirada de clipes de metais sendo substituídos por materiais de plásticos para não oxidar e garantir uma preservação maior.
“Com a organização dos assentamentos dentro dos princípios da Arquivologia garantimos uma sistematização e dinamização dos documentos, assegurando uma qualidade na busca e procedimentos das atividades entre os servidores da UFRPe”, ressalta a Superintende Patrícia Gadelha.
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